Проект постановления «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Джогинского муниципального образования»

Р о с с и й с к а я    Ф е д е р а ц и я

Иркутская область

Муниципальное образование «Тайшетский район»

Джогинское муниципальное образование

Администрация Джогинского муниципального образования

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от «____» __________ 2017 г.                                                                         № _______

 

целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации Джогинского муниципального образования, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной Постановлением Губернатора Иркутской области от  28.04.2007г. № 170-п руководствуясь ст.ст.23,46 Устава Джогинского муниципального образования, администрация Джогинского муниципального образования

 

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

 

  1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Джогинского муниципального образования.
  2. Консультанту администрации Джогинского муниципального образования ознакомить специалистов Администрации Джогинского муниципального образования с настоящей инструкцией под роспись.
  3. Опубликовать настоящее постановление в бюллетене нормативных правовых актов Джогинского муниципального образования «Местные вести» и разместить на официальном сайте администрации Джогинского муниципального образования.
  4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

 

 

Глава Джогинского

муниципального образования                                                     А.И.Михайлов

 

 

 

Приложение

к постановлению администрации

Джогинского муниципального образования

от «___»______________ г. № ______

 

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением Администрации

Джогинского муниципального образования

от «___»_____________ г. № ______

 

 

 И Н С Т Р У К Ц И Я

 

по делопроизводству в администрации

Джогинского муниципального образования

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

к Инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского муниципального образования

 

Стр.
Глава 1. Общие положения

Статья 1. Общие положения

4
Статья 2. Основные понятия 5
Глава 2. Подготовка служебных документов

Статья 3. Документирование деятельности администрации Джогинского муниципального образования

6
Статья 4. Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений администрации, решений Думы Джогинского муниципального образования 6
Статья 5. Подготовка и оформление документов Думы Джогинского муниципального образования, Административного Совета при главе Джогинского муниципального образования 10
Статья 6. Общие требования к оформлению служебных документов 10
Статья 7. Особенности подготовки и оформления отдельных документов 13
Глава 3. Организация документооборота

Статья 8. Порядок прохождения входящих документов

17
Статья 9. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции 17
Статья 10. Контроль и исполнение документа 18
Статья 11. Порядок сбора муниципальных нормативных правовых актов, дополнительных сведений к ним для включения в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области 19
Статья 12. Работа с обращениями граждан 21
Глава 4. Составление номенклатуры и формирование дел

Статья 13. Составление номенклатуры дел

21
Статья 14. Формирование дел и их текущее хранение 22
Статья 15. Экспертиза ценности документов 23
Статья 16. Оформление дел 24
Статья 17. Составление описей 25
Статья 18. Оперативное хранение документов и дел 26
Статья 19. Передача дел в архив аппарата администрации 26
Приложения 27

 

 

Глава 1. Общие положения

 

Статья 1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее — Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Джогинского муниципального образования (далее – Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации и повышения его эффективности.

1.2. Инструкция по делопроизводству в Администрации разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009г. №477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009г. №76, ГОСТом Р6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкцией по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области, утвержденной Указом Губернатора Иркутской области от 10.08.2016г. №179-уг, Инструкцией по делопроизводству в администрации Тайшетского района, утвержденной постановлением администрации Тайшетского района от 10.11.2009г. №1905.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Администрации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на служебную документацию несекретного характера и являются обязательными для всех специалистов и структурных подразделений Администрации. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются нормативным правовым актом, утверждаемыми главой Джогинского муниципального образования (далее – Глава).

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Все подготовленные проекты документов до их принятия (подписания), опубликования (в необходимых случаях) относятся к материалам, содержащим служебную информацию. Служебная информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями или должностными обязанностями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией. Передача документов, содержащих служебную информацию, сторонним органам и организациям, а также распространение такой информации допускаются только в случаях, установленных законодательством, или с разрешения Главы.

1.7. Глава несет ответственность за организацию делопроизводства в Администрации.

1.8. Ведение делопроизводства в Администрации осуществляется консультантом Администрации в соответствии с должностной инструкцией.

1.9. Должностные лица Администрации, работающие с документами, несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у должностных лиц Администрации.

1.10. Должностные лица Администрации при уходе в отпуск, выезде в длительную командировку или в случае увольнения должны отчитаться по всем находящимся у них неисполненным документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности — сдать все числящиеся за ними документы консультанту Администрации.

1.11. Глава Джогинского муниципального образования (далее – Глава), в случае увольнения работника, осуществляющего делопроизводство, обеспечивает передачу всех дел, числящихся за ним по номенклатуре и описям, работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, временно исполняющему его обязанности.

1.12. Соблюдение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в течение 5 дней под роспись.

 

Статья 2. Основные понятия

 

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации;

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

— проект документа – предварительный текст какого-либо документа, представленного на обсуждение, согласование, утверждение;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

— реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющие юридической силы;

заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

— протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах;

документооборот – движение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

— объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

— обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

— юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

— унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации сельского поселения, с указанием сроков их хранения;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации сельского поселения;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение, или отмену правовых норм;

— правовая норма – обязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

 

Глава 2. Подготовка служебных документов

 

Статья 3. Документирование деятельности администрации Джогинского муниципального образования

 

3.1. Нормативные правовые акты (далее – НПА) Администрации издаются на основе и во исполнение законодательных и нормативных актов Российской Федерации, а именно: Федеральных Законов, Указов и Распоряжений Президента Российской Федерации, Постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Постановлений и Распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Иркутской области, постановлений и распоряжений Губернатора Иркутской области, постановлений и распоряжений Мэра Тайшетского района.

3.2. НПА издаются администрацией в виде постановлений, распоряжений, приказов, правил, регламентов, инструкций и положений.

3.3. Правовые акты и указания вышестоящих органов государственной власти доводятся до сведения структурных подразделений, в том числе посредством принятия постановлений, распоряжений или служебных писем, в которых излагается и конкретизируется применительно к условиям Джогинского муниципального образования содержание документа вышестоящего органа. Решения, постановления, распоряжения и письма, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты и номера.

3.4. Администрация организует и ведет в пределах своей компетенции переписку с вышестоящими, подведомственными и другими организациями, а также с гражданами.

3.5. Для внутреннего пользования и по требованию вышестоящих органов могут составляться справки информационного характера и докладные записки.

3.6. При необходимости срочной доставки исполнителю или респонденту служебных документов допускается использование рации, телеграфа, телетайпа, телефаксов, электронной почты, фельдъегерской связи и передача телефонограмм.

 

Статья 4. Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений Администрации, решений Думы Джогинского муниципального образования

 

4.1. Проекты НПА Администрации и Думы Джогинского муниципального образования (далее — Дума) готовятся должностными лицами Администрации в соответствии с исполняемыми полномочиями.

4.2. Ответственность за качество проектов, их согласование с заинтересованными сторонами несут специалисты, руководители структурных подразделений Администрации, которые их вносят.

4.3. Проект НПА должен быть кратким, объективным по содержанию, не допускающим различных толкований.

4.4. Текст проекта должен состоять из двух частей: констатирующей и постановляющей. Постановляющая (распорядительная) часть отделяется от констатирующей части расстоянием в один межстрочный интервал. Констатирующая часть содержит обоснование принятия НПА, ссылку на федеральные, областные, районные нормативные правовые акты, послужившие правовой основой их принятия, краткую характеристику положения дел по существу рассматриваемого вопроса, мотивы и цели принятия данного постановления. В нее не включаются положения нормативного характера. Констатирующая часть документа начинается словами: «В целях…», «В связи…». Если проект документа издается на основе других правовых актов, констатирующая часть оформляется предложениями, начинающимися выражениями: «В соответствии…», «Во исполнение…», «На основании…», при этом указывается полное название правового акта в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок к тексту, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.03.2004 № 345 «О мероприятиях…»

Переход от констатирующей к постановляющей части постановления заканчивается словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ:», воспроизведенного прописными буквами с двоеточием, на следующей строке на расстоянии в один межстрочный интервал от констатирующей и постановляющей частей соответственно

4.5. При разработке постановляющей части проекта постановления, решающей части решения, необходимо, чтобы:

— предложения были реальными и конкретными, обеспечены материально-технической базой и финансированием;

— с принятием их было, как правило, исключено издание дополнительных распорядительных документов по вопросам, затронутым в постановлении;

— были указаны конкретные мероприятия или объемы работ, сроки исполнения и исполнители (комитет, управление, отдел, учреждение и т.п.);

— были учтены действующие нормативные акты по затронутым в проектах вопросам.

4.6. Постановляющая (распорядительная) часть содержит указания, предписания, поручения руководителя, подписавшего документ (например, главы муниципального образования), исполнителям, логично связанные и вытекающие из констатирующей части с указанием сроков исполнения.

Постановляющая (распорядительная) часть начинается, как правило, с глагола в неопределенной форме в повелительном наклонении, например: Обязать…, Поручить…, Подготовить…, Установить…, Обеспечить… и т.д.

4.7. Если постановляющая (распорядительная) часть предполагает различные по характеру предписываемые действия, она делится на пункты. Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию и включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимосвязаны. Пункт может разбиваться на подпункты. Пункты размещаются по их значимости от наиболее существенных к второстепенным или в последовательности развития вопроса. Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.

Пункты и подпункты постановляющей (распорядительной) части нумеруются арабскими цифрами, номер подпункта состоит из порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта (1.1., 1.2., 1.3. и т.д.). Каждый пункт или подпункт пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Если постановляющая (распорядительная) часть содержит более одного пункта, их желательно нумеровать.

4.8. Пункты постановляющей (распорядительной) части документа могут начинаться:

— с указания исполнителя – специалиста Администрации, структурного подразделения Администрации, с указанием в скобках в именительном падеже инициалов и фамилии руководителя или с должности, инициалов, фамилии руководителя в дательном падеже и конкретного предписываемого действия;

— с указания предписываемого действия, а затем исполнителя;

— с указанием действия в случае, если оно не связано с определенным исполнителем (пример «Утвердить состав…».

В каждом пункте постановляющей (распорядительной) части документа, предписывающего какие-либо действия, указываются конкретные сроки их исполнения.

4.9. При необходимости в документе указываются:

— дата введения в действие документа;

— указание о признании утратившими силу или об отмене распорядительных документов или их отдельных пунктов. Если данный проект предусматривает отмену или утрату силы ранее принятых НПА по рассматриваемому вопросу, то в нем указывается, что такой-то акт (или его отдельные пункты) следует отменить или считать утратившим силу.

— поручение о контроле за выполнением данного распорядительного документа.

4.10. При утверждении состава комиссии фамилия, имя, отчество указываются полностью, далее – должность и роль в комиссии:

4.11. В НПА названия предприятий, организаций, учреждений первично указываются полностью и в скобках сокращенно в строгом соответствии с их официальным наименованием, далее по тексту возможно употребление краткой формы наименования. В постановляющей (распорядительной) части проекта документа фамилия, имя, отчество физических лиц указываются полностью. Фамилия, имя, отчество должностных лиц Администрации полностью указываются в обязательном порядке, если они являются непосредственными получателями денежных средств.

4.12. К проекту НПА в необходимых случаях в целях его обоснования прилагается справка (пояснительная записка) объемом не более 5 страниц с обоснованием необходимости принятия данного акта; перечень актов, отмены, изменения и (или) дополнения которых потребуют принятия данного акта; предложения о разработке актов, принятие которых необходимо для реализации данного акта. Справка подписывается специалистом, руководителем структурного подразделения Администрации, подготовивших проект.

4.13. При наличии приложений к постановлениям, распоряжениям Администрации, решениям Думы в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к постановлениям, распоряжениям Администрации, решениям Думы подписываются Главой, они должны иметь порядковые номера и наименования, например:

 

Приложение №1

к постановлению

администрации Джогинского

муниципального образования

от 02.02.2017г. №2

4.14. Если приложение представляет собой документ, утвержденный или одобренный постановлением или распоряжением, то слово «Приложение» не указывается.

4.15. Согласование проекта документа оформляется визами на оборотной стороне первого листа подлинника проекта документа в соответствии с приложением №1 к настоящей Инструкции. Подлежат согласованию в обязательном порядке проекты постановлений, распоряжений, решений теми структурными подразделениями Администрации, в компетенции которых согласно положениям об этих структурных подразделениях находятся поставленные вопросы. Проекты постановлений, решений по финансовым, бюджетным вопросам согласовываются с Главой.

4.16. При несогласии с проектом руководители излагают свои замечания в письменном виде, о чем на проекте при визировании делаются отметки: «Замечания прилагаются» или «Не согласовано». Не согласованный кем-либо проект на подпись не передается, на Думу не выносится, а рассматривается предварительно на рабочем совещании или депутатской комиссии с участием руководителей заинтересованных органов.

Если представленный проект постановления или распоряжения, решения в какой-либо своей части противоречит действующему законодательству, то эта часть должна быть приведена в соответствие с законодательством.

4.17. Согласие или несогласие с проектом должностное лицо обязано выдать в течение не более 2-х дней, а в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов – в течение 3-х дней. При повторном визировании срок не может превышать один рабочий день.

На оборотной стороне проектов постановлений, распоряжений после оформления согласований указывается список рассылки (перечень организаций, которым надлежит его разослать). Ответственность за полноту и целесообразность рассылки несет исполнитель документа, определивший перечень получателей.

4.18. Проекты НПА, оформленные и согласованные в установленном порядке, передаются Главе для подписания.

4.19. Подпись (другого должностного лица) отделяется от текста двумя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля (абзац не применяется) и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии подписывающего.

4.20. После подписания НПА передаются консультанту Администрации для регистрации.

Принятые постановления и распоряжения заверяются гербовой печатью.

 

Статья 5. Подготовка и оформление документов Думы Джогинского муниципального образования, Административного Совета при Главе Джогинского муниципального образования

 

Подготовка и оформление документов Думы осуществляется в соответствии с Регламентом Думы, Административного Совета при Главе– Положением об Административном Совете при Главе.

 

Статья 6. Общие требования к оформлению служебных документов

 

6.1. При подготовке документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятого постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года № 65-ст, в порядке, установленном настоящей Инструкцией (приложение №2, 4, 5, 6)..

6.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером №14, №12 (для оформления табличных материалов) через 1 — 2 интервала на белой бумаге формата А4 (210 мм х 297 мм). Деловые письма за подписью Главы оформляются на служебных бланках. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков — угловой и продольный. Документы имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление  Тексты правовых актов области излагаются на русском языке. Тексты правовых актов должны соответствовать правилам современного русского литературного языка и составляться в соответствии с нормами официально-делового стиля, с применением простых и ясных, доступных и точных лексических формулировок при соблюдении требований экономии и лаконичности текста, лексической и синтаксической унификации, логической целостности, полноты и взаимосвязанности, а также устойчивости способов выражения правовых норм, обеспечивающих доступность их понимания и исключающих их неоднозначное толкование.

В правовых актах области не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений и эпитетов.

6.3. Каждый лист документа должен иметь поля следующего размера:

левое 20 мм;
правое 10 мм;
верхнее 20 мм;
нижнее не менее 20 мм.

6.4. При печатании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа документа арабскими цифрами.

6.5. Если документ подготавливается совместно двумя и более органами (организациями), то их наименования следует печатать на чистом листе бумаги.

6.6. При подготовке документов необходимо соблюдать правила оформления реквизитов, приведенных ниже:

6.6.1. Дата документа. Датой документа является: дата его подписания (правовые акты, письма); дата события, зафиксированного в документе (акт); дата заседания (протокол); дата утверждения – для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет).

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо сотрудником, осуществляющим его регистрацию.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные двумя или более органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 25.07.2007. Также возможно оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (в основном в международной переписке), например: 2007.07.25. При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется цифрами, месяц – буквами, год – четырьмя цифрами, например: 25 июля 2007 года

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если место для даты на документе не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

6.6.2. К любому документу, исполненному на бланке формата А4, дается заголовок (краткое содержание документа), который формулируется составителем документа и располагается в левой стороне бланка ниже штампа, в границах ограничительных отметок. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»). Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается печатать до границы правого поля документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Не указывается заголовок к телеграммам, телефонограммам, извещениям, кратким сообщениям и сопроводительным письмам

При оформлении делового письма текст письма должен начинаться с обращения руководителю (директору) которому данное письмо адресовано. Например: Уважаемый Иван Иванович!

6.6.3. Адресат указывается как на документах, направляемых в другие учреждения (исходящие документы), так и на внутренних документах. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например:

 

Департамент по управлению

Главному специалисту И.И.Иванову

Адресуя документ руководителю организации, наименование организации можно включить в состав должности адресата, если отправителю известна фамилия руководителя. Например:

Директору ООО «Сибиряк»

И.И.Иванову

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на его рассылку и на каждом документе указывается только адресат.

В состав реквизита «адресат» может входить  почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, постоянным корреспондентам и учреждениям структуры администрации области, района. При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, то сначала указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу – после нее. Каждая составная часть реквизита «адресат»: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности, фамилия с инициалами лица, которому адресуется документ, почтовый адрес организации – должна печататься с новой строки от одного положения табулятора.

6.7. Согласование документа может быть внутренним и внешним. Внутреннее оформление в виде визы, внешнее – в виде грифа согласования.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, расшифровки подписи и даты визы. Например

Директор ООО                                подпись                                 Иванов И.В.

Дата.

Не допускается при визировании документа проставление только одной подписи.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), полного наименования должности лица, с которым согласовывается  документ (включая название учреждения), личной подписи, ее расшифровки, даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник финансового управления подпись                           Иванов И.В.

Дата

6.8. Подпись является обязательным реквизитом любого подлинного документа, в том числе справок и приложений. Если документ исполнен на специальном бланке (с указанием должности), то в состав подписи входит только личная подпись и расшифровка подписи. Если документ исполнен не на бланке, то к перечисленным элементам реквизита добавляется полное название должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и документ печатается не на бланке. При подписании документа лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Подпись должна соответствовать указанной в документе должности лица и его фамилии. Не допускается подписывать документы с проставлением предлога «за» или косой чертой перед наименованием должности (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом).

6.9. Проекты писем за подписью Главы в обязательном порядке подготавливаются специалистами Администрации, и на них в реквизите «исполнил» проставляется подпись специалиста Администрации, подготовившего данный проект.

Отметка об исполнителе включает фамилию и инициалы (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Исполнил: Иванов И.В.

Тел. 93-7-33

6.10. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они указываются ниже текста документа от 0 положения табулятора по форме

Приложение: на… л  в ….экз

Если названия приложений не приведены в тексте документа, то приложения перечисляются по той же форме, но с указанием их названий. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в ….экз.

6.11. Утверждение – особый вид удостоверения документа. Документ приобретает юридическую силу с момента его утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первой страницы документа. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ в грифе печатаются без кавычек, заглавными буквами. При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования вида правового акта в творительном падеже, органа, его утвердившего, даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением администрации

Джогинского муниципального образования

От 02.02.2017г. №2

При утверждении документа в порядке единоначалия в гриф утверждения включаются наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Джогинского муниципального образования

__________инициалы, фамилия

Дата

6.12. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Администрации применяются печати:

— гербовая печать: проставляется на финансовых документах (чеках, платежных поручениях), на подлинниках постановлений и распоряжений Главы, а также на документах, подтверждающих права юридических и физических лиц, документах о расходовании денежных средств и материальных ценностей, на договорах, заключаемых Администрацией, доверенностях, удостоверениях личности, справках о стаже работы, о подтверждении факта награждения правительственными наградами.

— круглая печать: для справок, командировочных удостоверений, для телеграмм и пакетов, копий постановлений и распоряжений, выписок из них.

Оттиск проставляемой на документе печати должен быть четким, хорошо читаемым, должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, но не должен захватывать подпись должностного лица.

 

Статья 7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

7.1. В деятельности администрации создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, протоколы заседаний, акты, докладные и служебные записки, деловая (служебная) переписка и др. В зависимости от конкретных задач в деятельности администрации создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

7.2. Правовой акт – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Администрации, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Джогинского муниципального образования, имеющий нормативный или ненормативный характер. Под НПА понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

Правовыми актами Администрации являются: решения Думы Джогинского муниципального образования; постановления, распоряжения, приказы Администрации.

7.3. Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации, не утвержденные правовыми актами. К распорядительным документам относятся: решения совещательных, консультативных и координационных органов; поручения должностных лиц и др

7.4. Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами. К организационным документам относятся: — правила; — инструкции (методические рекомендации); — планы.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей. Составляющими пунктами планов являются: наименование (содержание) работы или мероприятия; исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

7.5. Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, отчет и др.

7.5.1. Протоколы заседаний комиссий, советов, рабочих групп, комитетов и т.д., образованных правовыми актами Администрации, оформляются специалистом  Администрации согласно должностной инструкции либо лицом из числа членов комиссии, совета, рабочей группы и т.д. Датой протокола является дата события (заседания). Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала. Например: 12 ноября 1012 г. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.

Заголовок к тексту протокола должен быть согласован с наименованием вида документа, например: «ПРОТОКОЛ заседания конкурсной комиссии», «ПРОТОКОЛ заседания Совета ветеранов».

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь, присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой с точкой и его наименование начинается с предлога «О», «Об».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) или поручения по соответствующим вопросам. Принятые решения (поручения), зафиксированные в протоколе, имеют сквозную нумерацию.

 На подготовку протокола отводится не более трех рабочих дней со дня заседания, затем он подписывается секретарем или другим уполномоченным вести протокол лицом и утверждается председательствующим на заседании. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Копии протоколов рассылаются лицом, уполномоченным вести протокол, заинтересованным органам (организациям) и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса.

7.5.2. Выписка из протокола– это копия какой-либо части протокола. В протоколе при оформлении выписок обязательна вводная часть, включая повестку дня, затем дословная запись содержания нужных абзацев: рассматриваемые вопросы (СЛУШАЛИ) и что (РЕШИЛИ). Выписка из протокола содержит те же реквизиты, добавляется реквизит «заверительная надпись» (Верно, должность, дата, подпись, расшифровка подписи)

7.5.3. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности Администрации. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. Текст письма должен быть точным и ясным, понятным, что обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленности. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: «Администрация Джогинского муниципального образования считает…». Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его регистрации. Обязательным реквизитом делового письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом. Разновидности писем:

а) сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, протоколов, актов, информации, отчетов и т.д.), не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…», «Направляем Вам…», «Высылаем Вам…». Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер ситуации.

б) гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами.

в) письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, инициирование определенных действий. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Например: «Просим Вас сообщить…», «Просим Вас предоставить…», «Обращаемся к Вам с просьбой о…». Просьба может содержаться и в других письмах.

г) письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

д) письмо-ответ – письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Письмо ответ может начинаться словами: «Сообщаем Вам…», «Извещаем Вас…». Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с …». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает либо порядок обжалования отказа для гражданина.

е) письмо-заявка – письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. Заявка может составляться по унифицированной форме. Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма.

ж) письмо-сообщение – письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного — двух предложений. Например: «Сообщаем Вам, что…», «Доводим до Вашего сведения, что…».

з) информационное письмо – письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В информационных письмах может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов.

и) письмо-извещение – письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

к) письмо-напоминание – письмо, используемое в случаях, когда корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из его функциональных обязанностей или принятых договоренностей. Текст, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми корреспондент обязан предпринять определенные действия, и выполнить те или иные просьбы. Пример: «Напоминаем Вам…», «Вторично напоминаем Вам…», «Обращаем Ваше внимание на то, что…»

л) письмо-благодарность – письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем.

7.5.4. Докладные записки, служебные записки, справки и заключения являются документами внутреннего служебного пользования, которые составляются по инициативе работника или по заданию руководителя.

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий либо документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Заключение – документ, содержащий выводы по поставленным на разрешение вопросам правового, финансового и иного характера.

При оформлении данных документов могут использоваться следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (если текст более 4-5 строк), текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Датой документа является дата составления.

7.5.5. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) или комиссиями.

Обязательные реквизиты акта: название организации, название вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей). В случае если акт утверждается оформляется гриф утверждения.

Датой акта является дата его составления. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Акт может содержать выводы, рекомендации и предложения, составляющие заключительную часть акта.

7.5.6. Отчет. Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

 

Глава 3. Организация документооборота

 

Статья 8. Порядок прохождения входящих документов

 

8.1. Вся поступающая в администрацию корреспонденция принимается консультантом администрации, в том числе документы секретного характера.

8.2. Консультантом проверяется правильность доставки корреспонденции, полнота и наличие вложенных в конверты документов. Ошибочно доставленная корреспонденция  возвращается отправителю или пересылается по назначению. Конверт, в котором поступил документ, уничтожается, за исключением: конвертов от зарубежных адресатов; случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и доставки документа.

8.3. Все входящие документы сортируются консультантом на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации бухгалтерские документы, материалы информационно-справочного характера, направленные для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы совещаний, конференций, периодические печатные издания, книги, бюллетени, рекламные материалы, пригласительные билеты, поздравительные письма, открытки и телеграммы. Нерегистрируемые документы передаются по назначению.

8.4. Документы, поступившие в Администрацию в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции; при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день. Документы с отметками «Срочно», «Оперативно» передаются на регистрацию незамедлительно.

8.5. Вся поступающая корреспонденция рассматривается Главой после регистрации. Глава на бланке резолюций (приложение №3) указывает должностных лиц, ответственных за исполнение документа или подлежащих ознакомлению с ним. В резолюции, содержащей поручение, указываются: фамилия, инициалы исполнителя; дата выполнения поручения; указания по контролю за исполнением поручения; дата подписания резолюции. Документы с резолюциями и указаниями Главы направляются ответственным за их исполнение.

8.6. Порядок учета документов, содержащих информацию ограниченного распространения, определяется Инструкцией по обращению с информацией ограниченного распространения в администрации.

 

Статья 9. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции

 

9.1. Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления и отправку.

9.2. Исходящими документами Администрации являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам как в инициативном порядке, так и в ответ на их обращения.

9.3. Регистрацию и учет исходящей корреспонденции Администрации осуществляет консультант администрации в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения).

9.4. Документам, подписанным Главой, присваиваются исходящие номера, в установленном порядке заверяются копии, подбираются все сопутствующие документы (приложения, справки, обоснования), указывается полный адрес получателя. Исходящий регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

9.5. При приеме документов от работников администрации консультант администрации проверяет правильность их оформления, наличие подписи должностного лица, виз, других элементов оформления. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на дооформление. В обязанности консультанта Администрации не входит проверка текста документа на предмет выявления стилистических, лексических и грамматических ошибок. Ответственность за правильное и грамотное оформление документа возлагается на исполнителя.

9.6. Исходящие документы оформляются и подписываются в двух экземплярах на соответствующих бланках. Первый экземпляр и приложения к нему направляются адресату. Второй экземпляр и приложения к нему с визами согласования и подлинной подписью руководителя помещаются в соответствующее дело и остаются в Администрации.

9.7. Право подписи телеграмм и исходящих документов на бланках администрации имеют Глава, муниципальный служащий, исполняющий обязанности на период отсутствия Главы согласно своих полномочий.

9.8. Отправка корреспонденции осуществляется факсимильной, электронной, заказной и простой почтой, телеграфом и курьерской связью. Вид отправки документа определяет исполнитель. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

 

Статья 10. Контроль исполнения документа

 

10.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование Главы в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

10.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие ответа в соответствии с действующим законодательством, требующие ответа по тексту документа, определенные резолюцией руководителя, обращения граждан.

10.3. Сроки исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные. После рассмотрения документа Главой срок исполнения конкретного документа указывается в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях:

— для нормативно-правовых актов вышестоящих органов власти – с даты подписания;

— для других входящих документов – со дня регистрации документа;

— для внутренних – со дня подписания или утверждения документа.

10.4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения – в указанный в документе срок;

— с пометкой в тексте или в резолюции руководителя «Срочно» — в 3-дневный срок;

— имеющие пометку «Оперативно» – в 10-дневный срок;

— телеграммы, требующие срочного решения – в 2-дневный срок, прочие – в 10-дневный срок;

— представления прокуратуры – до 30 дней;

— остальные письма — до 30 дней;

— обращения граждан: до 7 дней – для принятия неотложного решения и направления обращения по подведомственности; до 30 дней – при необходимости дополнительной проверки; до 15 дней – по запросу  органа власти, рассматривающего обращение гражданина.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, последующего за нерабочим днем.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем в тексте документа или в резолюции.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение правовых актов и распорядительных документов  возлагается на исполнителей.

Сроки исполнения могут быть продлены при наличии объективных обстоятельств. В случае невозможности исполнения документа в срок исполнитель готовит справку, в которой излагает просьбу о продлении его с указанием мотивов и конкретного срока. Продление сроков исполнения осуществляется Глава, новый срок исполнения заносится в журнал регистрации входящей корреспонденции.

Если в течение месяца не может быть решен вопрос, поставленный в обращении граждан, то в вышестоящую инстанцию и заявителю дается промежуточный ответ с указанием причины задержки и срока окончательного ответа, о чём делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

10.5. Контроль исполнения документов по срокам и по существу осуществляет консультант Администрации, ответственный за делопроизводство, по журналу регистрации входящих документов, он же ежемесячно готовит для Главы аналитические сведения об исполнении документов.

На контрольные документы длительных сроков исполнения заводятся контрольные дела, в которых находятся контролируемый документ, справки, информации и другие материалы, относящиеся к выполнению этого документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в единое контрольное дело. Если срок исполнения документов более года, информация о ходе выполнения представляется ежеквартально.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после сообщения результатов исполнения заинтересованным организациям и лицам. Отметка об исполнении проставляется на самом документе и в журнале регистрации входящей корреспонденции.

При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, работник ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с Главой.

 

Статья 11. Порядок сбора нормативных правовых актов, дополнительных сведений к ним для включения в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области

 

11.1. В Регистр муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области (далее – Регистр) включаются муниципальные нормативные правовые акты, в том числе, оформленные виде правовых актов решения, наличие в которых правовые нормы (правила поведения, обязательные для определённого круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение (двух и более раз), направленные на урегулирование общественных отношений, либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.

Также подлежат включению в Регистр:

— муниципальные нормативные правовые акты, изменяющие (дополняющие) муниципальный нормативный правовой акт в целом (новая редакция или его часть);

— муниципальные нормативные правовые акты, содержащие положение об отмене, признании утратившим силу, продлении срока действия, приостановлении действия муниципального нормативного правового акта, признании его недействующим;

— муниципальные нормативные правовые акты, устанавливающие порядок, сроки ввода в действие (вступление в силу) основного муниципального нормативного правового акта в целом или его частей, а также содержащие иную информацию о состоянии или изменении реквизитов муниципального нормативного правового акта.

В Регистр включаются как опубликованные (обнародованные), так и неопубликованные (необнародованные) муниципальные нормативные правовые акты

В Регистр не включаются муниципальные нормативные правовые акты, а также материалы, являющиеся частью муниципального нормативного правового акта, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну.

11.2. В Регистр включаются следующие дополнительные сведения (при их наличии):

— экспертные заключения исполнительного органа государственной власти области, уполномоченного Правительством Иркутской области на ведение Регистра (далее — уполномоченный орган) муниципальных нормативных правовых актов;

— акты прокурорского реагирования, принятые в отношении муниципальных нормативных правовых актов (представления, протесты, требования об изменении нормативного правового акта, заявления в суд);

— решения, постановления и определения федеральных судов общей юрисдикции;

— решения, постановления и определения арбитражных судов;

— правовые акты Уставного Суда Иркутской области;

— предписания антимонопольных органов;

— акты органов государственной власти об отмене или приостановлении действия муниципальных нормативных правовых актов в части, регулирующей осуществление органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий, переданных им на основании Федерального закона или закона области;

— заключения по результатам экспертизы муниципальных нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, проводимой органами местного самоуправления в порядке, установленном муниципальными нормативными правовыми актами в соответствии с законом области;

— письма, иная информация, поступившая из органов прокуратуры, органов государственной власти области, иных государственных органов, органов местного самоуправления.

11.3. В течение 10 рабочих дней по окончании каждого месяца в отдел по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов Управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике предоставляются сведенья для включения в Регистр:

а) тексты муниципальных нормативных правовых актов, принятых (изданных) за месяц, в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

б) сведения об официальном опубликовании (обнародовании) муниципальных нормативных правовых актов (наименование, дата, номер — для источников официального опубликования (обнародования), являющихся печатными средствами массовой информации; дата, место, способ — для иных источников официального опубликования (обнародования)) (указываются в сопроводительном письме в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи).

в) копии дополнительных сведений к муниципальным нормативным правовым актам (при их наличии), в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

11.4. Муниципальные нормативные правовые акты, а также дополнительные сведения к ним направляются для включения в Регистр в электронном виде в точном соответствии с экземплярами муниципальных нормативных правовых актов и дополнительных сведений к ним на бумажных носителях.

11.5. Требования к электронному виду муниципальных нормативных правовых актов, а также дополнительных сведений к ним, представляемых для включения в Регистр, устанавливаются Правительством Иркутской области.

11.6. Муниципальные нормативные правовые акты подлежат юридической экспертизе, осуществляемой в юридическом отделе администрации Тайшетского района. Правовая экспертиза заключается в правовой оценке формы муниципального акта на предмет включения его в Единый государственный Регистр.

11.7. Ответственность за предоставление сведений в Управление Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике несёт консультант Администрации.

11.5. Муниципальные нормативные правовые акты Администрации надлежит направлять в отдел по ведению Регистра управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике registr@govirk.ru). Консультации по возникающим вопросам можно получить по телефонам: 8(3952)24-13-40, 24-27-17.

Внесенные в Регистр МНПА отображаются на сайте Федерального государственного учреждения «Научный центр правовой информации» Минюста России по адресу: http://zakon.scli.ru/.

 

Статья 12. Работа с обращениями граждан

 

Работа с предложениями, заявлениями, жалобами и устными обращениями граждан (далее – обращения) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, правовыми актами Иркутской области и Тайшетского района.

 

Глава 4. Составление номенклатуры и формирование дел

 

Статья 13. Составление номенклатуры дел

 

13.1. Номенклатура дел Администрации (далее – номенклатура дел) – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве Администрации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение 7).

13.2. Номенклатура дел составляется главным специалистом Администрации  при методической помощи архивного отдела администрации Тайшетского района – далее – Архив.

13.3. Номенклатура дел, предварительно согласованная с Архивом, утверждается распоряжением Администрации и вводится в действие с 1 января следующего года на период 5 лет.

13.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положениями по Администрации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Администрации за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации, их виды и состав.

13.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации, в том числе образованных при Администрации комиссий, советов и т.п.

13.6. Названия разделов номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Думы Джогинского муниципального образования, второй — заголовки дел Администрации, последний – заголовки дел организаций, действующих на общественных началах.

13.7. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из номера раздела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре, индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – номер раздела, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – плановые и отчетные документы, переписку и т.д. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

— название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, соглашения и т.д.);

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

— указание на количество копий документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утверждённым приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. №558.

В графе 3 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню или срок хранения дела, согласованный с архивным отделом администрации Тайшетского района.

В графе 4 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

 

Статья 14. Формирование дел и их текущее хранение

 

14.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел занимается главный специалист Администрации

14.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

— помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

— помещать в дела электронные документы (машинограммы) на общих основаниях;

— в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

— дело не должно превышать 250 листов.

14.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка «В дело №…», дата, подпись исполнителя.

14.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

14.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

— опись документов, имеющихся в личном деле;

— личный листок по учету кадров (анкета) с фотографией, размером 4х6;

— автобиография работника, написанная от руки и содержащая подробное изложение (в произвольной форме) основных моментов жизни и деятельности работника (резюме);

— копии документов об образовании, о наличии ученой степени, ученого звания, заверенные подписью специалиста по муниципальной службе и кадрам и печатью;

— медицинская справка о состоянии здоровья;

— личное заявление о приеме гражданина на должность. Распорядительный документ руководителя о приеме гражданина на работу;

— трудовой договор;

— представление, заключение о назначении, освобождении или перемещении по должности и копии распорядительных документов, в том числе копии документов об изменении оплаты труда;

— документы об аттестации, характеристики, отзывы о работнике;

— распорядительные документы о награждении, поощрении, привлечении к дисциплинарной ответственности, о снятии взысканий;

— копии документов о повышении квалификации, переподготовке;

— копии документов об изменении анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке, об изменении фамилии и т.д.);

— сведения о доходах и принадлежащему лицу, замещающему муниципальную должность, имуществе по форме, утвержденной в установленном порядке.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

 

Статья 15. Экспертиза ценности документов

 

15.1. Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

15.2. Экспертиза ценности документов в Администрации проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

15.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая экспертная проверочная комиссия (далее ЭПК), которая назначается НПА.

15.4. Экспертиза ценности документов, ежегодно осуществляется главным специалистом Администрации, ответственным за архив. Результаты этой работы проверяются членами ЭПК и рассматриваются на заседаниях комиссии.

15.5. Функции и права ЭПК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается Главой.

15.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только по заголовкам дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел.

15.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в Администрации; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как «до минования надобности», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

15.8. По результатам экспертизы ценности документов ежегодно составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение №10).

15.9. Описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются председателем и членами комиссии, согласовываются Главой. Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения по личному составу за соответствующий период времени будут утверждены архивным отделом администрации Тайшетского района.

15.10. Отобранные к уничтожению документы измельчаются и передаются на переработку или уничтожаются путем сожжения.

 

Статья 16. Оформление дел

 

16.1. Дела Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится главным специалистом Администрации при методической помощи и под контролем Архива.

16.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

— подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение №11);

— составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение №12);

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

16.3. Обложка дел оформляется в соответствии с ГОСТом 17914-72. На обложках дел должны быть отражены следующие реквизиты:

— полное наименование Администрации;

— индекс дела по номенклатуре (он проставляется и на корешке дела);

— заголовок дела;

— дата (год или крайние даты начала и окончания дела);

— срок хранения;

— количество листов;

— архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела по описи).

Все эти данные, кроме двух последних пунктов, указываются на обложках при заведении дел.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. В необходимых случаях в заголовках дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

16.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

16.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

 

Статья 17. Составление описей

 

17.1. Администрацией на завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями, указанными в статье 16 настоящей Инструкции, ежегодно составляются описи в 2-х экземплярах (приложение №8, 9) под непосредственным методическим руководством Архива. По этим описям документы сдаются в Архив.

17.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

— заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации;

— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

— при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

17.3. Сводные описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах и представляются вместе с научно-справочным материалом к ним на утверждение и согласование с Архивом. К описям постоянного срока хранения должен составляться научно-справочный материал (историческая справка, предисловия к описям, титульные листы, указатели и др.).

17.4. На особо ценные дела создается страховой фонд, который затем поступает на государственное хранение.

 

Статья 18. Оперативное хранение документов

 

18.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Главный специалист и консультант Администрации несут персональную ответственность за сохранность документов и дел.

18.2. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, картотеках, обеспечивающих их полную сохранность.

18.3. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

 

Статья 19. Передача дел в архив администрации Тайшетского района

 

19.1. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их делопроизводством передаются в Архив.

19.2. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом, утвержденному мэром Тайшетского района.

19.3. Прием каждого дела производится заведующим архивным отделом аппарата администрации Тайшетского района в присутствии главного специалиста Администрации. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество  фактически принятых в Архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивным отделом и лица, передавшего дела.

19.4. В случае отсутствия в описи документов и дел, предусмотренных номенклатурой дел, одновременно представляется письменное объяснение главного специалиста Администрации о причинах неполноты состава документов.

19.5. Заведующий архивным отделом администрации Тайшетского района расписывается в приеме в 2-х экземплярах описей с указанием даты приема и количества принятых дел. Один экземпляр описей возвращается в Администрацию, другой хранится в Архиве.

19.6. До передачи в государственный архив Иркутской области документы постоянного хранения в течение 10 лет находятся в Архиве. Документы по личному составу хранятся в Архиве администрации Тайшетского района 75 лет.

 

Статья 20. Выдача дел из архива

 

Дела из Архива могут выдаваться для служебного пользования или снятия копий с документов. Выдача дел оформляется заявлением, которое подписывается Глава Выдача дел регистрируется в книге выдачи дел (приложение №13). На выданное дело заведующим архивным отделом заполняется карта-заместитель (приложение №14)

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №1

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

ОБРАЗЕЦ СОГЛАСОВАНИЯ

проектов постановлений и распоряжений

главы Джогинского муниципального образования,

Решений Думы Джогинского муниципального образования

 

ПОДГОТОВИЛ:

______________________________

 

______________

 

_________________

Наименование должности Подпись Инициалы и фамилия

 

Дата

__________________

 

СОГЛАСОВАНО:

 

Все необходимые дополнительные согласования с заинтересованными лицами указаны в настоящей Инструкции

 

 

______________

Подпись

 

___________________

Инициалы и фамилия

 

Дата

___________________

 

 

Список рассылки

 

1.  

______________

 

_________________

Подпись, дата Инициалы и фамилия

 

2.  

______________

 

_________________

Подпись, дата Инициалы и фамилия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №2

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

Российская Федерация

Иркутская область

Тайшетский район

Муниципальное учреждение

«Администрация Джогинского

муниципального образования»

665065 Тайшетский район, с.Джогино,

ул. Больничная, 8

E-mail: adzhogino@mail.ru

тел./факс 93-7-47

«___»____________20___г.

№______

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №3

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ  ДЖОГИНСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

НАПРАВЛЯЕТСЯ

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ОТВЕТ ОЖИДАЕТСЯ

______________________________________________________________________________________

Глава Джогинского МО_________/инициалы, фамилия/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №4

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

 

Российская Федерация

Иркутская область

Муниципальное образование «Тайшетский район»

Джогинское муниципальное образование

Дума Джогинского муниципального образования

( третий созыв)

 

РЕШЕНИЕ

 

от ”_____”__________201___ г.                                                                №_____

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №5

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

 

Российская Федерация

Иркутская область

Муниципальное образование «Тайшетский район»

Джогинское муниципальное образование

Администрация Джогинского муниципального образования

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

от ”_____”__________201___года

 

 

Нулевое положение курсора

|

ЗАГОЛОВОК

1,25                    2 интервала

    

 

КОНСТАТИРУЮЩАЯ ЧАСТЬ

 1,25                    1 интервал

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

                      1 интервал

 

 

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ (ПОСТАНОВЛЯЮЩАЯ) ЧАСТЬ

 

 

                        3 интервала

    

 

Глава Джогинского муниципального образования  

Подпись

 

Расшифровка подписи

                                                                                                                                    3-4 см

   от края листа

не менее 2,5 см 

                       от края листа

 

 

 

 

 

 

Приложение №6

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

 

Российская Федерация

Иркутская область

Муниципальное образование «Тайшетский район»

Джогинское муниципальное образование

Администрация Джогинского муниципального образования

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

 

 

от ”_____”__________201___года

 

 

Нулевое положение курсора

|

ЗАГОЛОВОК

1,25                    2 интервала

    

 

КОНСТАТИРУЮЩАЯ ЧАСТЬ

 1,25                    1 интервал

 

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ (ПОСТАНОВЛЯЮЩАЯ) ЧАСТЬ

 

 

                        3 интервала

    

 

Глава Джогинского муниципального образования  

Подпись

 

Расшифровка подписи

                                                                                                                                    3-4 см

   от края листа

не менее 2,5 см 

                       от края листа

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №7

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации Джогинского

муниципального образования

_________________/ инициалы, фамилия/

____________________ 2013 года

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Джогинского муниципального образования

на 2014- 2018г.г.

 

Индексы Заголовок дела Срок хранения Приме

чание

1 2 3 4
01. Дума Джогинского муниципального образования
01-01 Протоколы заседаний, решения Думы Джогинского муниципального образования и документы к ним Постоянно

ст. 18 а

01-02 Регламент Думы Джогинского муниципального образования Постоянно

ст. 27 а

01-03 Журнал регистрации решений Думы Джогинского муниципального образования Постоянно

ст. 258 а

хранится в организации
01-04  План Думы Джогинского муниципального образования Постоянно

ст. 285 а

01-05 Протоколы публичных слушаний, документы к ним Постоянно

ст.18 а

Администрация Джогинского муниципального образования

02. Распорядительная и организационная деятельность

02-01 Законы и иные нормативные правовые акты, распоряжения Российской Федерации, Иркутской области. ДМН

ст. 1б

02-02 Постановления, распоряжения мэра Тайшетского района (копии) ДМН

 

02-03 Решения Думы Тайшетского района (копии) ДМН

 

02-04 Постановления главы администрации Джогинского муниципального образования по основной деятельности Постоянно

ст. 1 а

02-05 Распоряжения главы администрации Джогинского муниципального образования по основной деятельности Постоянно

ст. 19 а

02-06 Протоколы заседаний, решения административной комиссии 3 года

Решение ЦЭПК от 28.04.1972 г.

02-07 Протоколы планерных  заседаний Постоянно

ст. 18 е

02-08 Протоколы общих собраний, сходов граждан Постоянно

ст. 18 к

02-09 Соглашение между администрацией Джогинского муниципального образования и администрацией Тайшетского района о передаче части своих полномочий Постоянно

ст. 13

02-10 Переписка с  администрацией Тайшетского района по основным вопросам деятельности 5 лет ЭПК

ст.32

02-11 Переписка с фондами (департамент СЗН, пенсионный фонд, паспортный отдел, отдел по опеке, отдел КДН) по основным вопросам 5 лет ЭПК

ст. 35

02-12 Входящая корреспонденция 5 лет ЭПК

ст.12

02-13 Исходящая корреспонденция 5 лет ЭПК

ст.12

02-14 Устав Джогинского  муниципального образования и изменения к нему. Постоянно

ст. 12

02-15 Должностные инструкции работников администрации

 

3 года

ст. 77 б

После замены новыми
02-16 Документы (справки, информации, отчёты) об исполнении распорядительных документов областной и районной администраций Постоянно

ст. 8

 

02-17 Программа социально-экономического развития Джогинского  муниципального образования на 2011 — 2015 годы Постоянно

ст.270 а

02-18 Отчёт о выполнении программы социально-экономического развития Постоянно

ст. 294 а

02-19 Годовой план администрации Джогинского муниципального образования по основным направлениям деятельности Постоянно

ст. 285 а

02-20 Отчёт о выполнении годового плана работы администрации Джогинского МО Постоянно

ст. 294 а

02-21 Годовые статистические отчёты по основным направлениям и видам деятельности Постоянно

ст. 464

02-22 Социально-экономический паспорт Джогинского муниципального образования Постоянно

ст.68

02-23 Протоколы заседаний Административного Совета Постоянно

ст.973

02-24 Список населённых пунктов Постоянно

ст. 45

02-25 Похозяйственны  книги Постоянно

ст. 136

02-26 Алфавитная книга хозяйств Постоянно

ст. 136

02-27 Книга прописки жильцов (домовая книга) Постоянно

с. 948

02-28 План работы комиссии по ГО и ЧС  Джогинского муниципального образования По оперативным вопросам на 5 лет ст.86
02-29 Отчет о выполнении плана работы комиссии по ГО и ЧС По оперативным вопросам на 5 лет ст.86
02-30 План мероприятий «Дорожная карта», направленных на повышение эффективности сферы культуры в муниципальном образовании на 2013-2018 постоянно
02-31 Годовой отчет о реализации плана мероприятий «Дорожная карта» Муниципального казённого учреждения культуры «Джогинский Дом Досуга и Творчества» постоянно
             03. Контроль
03-01 Документы (акты) по проверке работы администрации вышестоящими организациями Постоянно

ст. 173 а

03-02 Обращения граждан (заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению 5 лет ЭПК

ст. 163 б

04. Документационное обеспечение управления

и организация хранения документов

04-01 Номенклатура дел  Джогинского муниципального образования ДЗН

ст. 199 б

04-02 Журнал регистрации постановлений главы  Джогинского муниципального образования по основной деятельности Постоянно

ст. 258 а

хранится в организации
04-03 Журнал регистрации распоряжений главы Джогинского муниципального образования по основной деятельности Постоянно

ст. 258 а

хранится в организации
04-04 Журнал регистрации письменных обращений граждан 5 лет

ст. 258 е

04-05 Журнал регистрации устных обращений граждан 5 лет

ст. 258 е

04-06 Журнал регистрации входящих документов

 

5 лет

ст. 258г

04-07 Журнал регистрации исходящих документов

 

 5 лет

ст. 258г

04-08 Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, паспорта архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)

 

Постоянно

 

 

Ст.246

На хранение передается при ликвидации организации
04-09 Описи дел постоянного хранения (утвержденные) Постоянно

ст. 248 а

04-10 Описи дел постоянного  хранения  по личному составу (утверждённые) Постоянно

ст. 248 б

05.Финансирование деятельности
05-01 Утверждённый бюджет муниципального образования и изменения к нему Постоянно

ст. 314

06.Нотариальные действия
06-01 Реестр нотариальных действий
06-02 Завещания
06-03 Охрана наследственного имущества
06-04 Доверенности
06-05 Согласия, расписки, заявления, иные документы
                                                 07. Кадровое обеспечение
07-01 Распоряжения главы администрации Джогинского муниципального образования по личному составу 75 лет

ст. 19 б

07-02 Распоряжения главы администрации Джогинского муниципального образования о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках 5 лет

ст.619 б

07-03 Акты приёма передачи; приложения к ним, составленные при смене руководителя организации

 

Постоянно

ст.79 а

07-04 Акты приёма-передачи; приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных лиц 5 лет

ст.79 б

07-05 Штатное расписание администрации и изменения к нему Постоянно

ст. 71

07-06 Список (штатно-списочный состав) работников

 

75 лет

ст. 685г

07-07 Журнал регистрации распоряжений главы администрации Джогинского муниципального образования по личному составу  

75 лет

ст.258 б

07-08 Трудовые договора, не вошедшие в состав личных дел 75 лет ЭПК

ст.657

07-09 Личные карточки работников 75 лет ЭПК

ст.658

07-10 Журнал  выдачи трудовых книжек

и вкладышей к ним

75 лет

ст.695

07-11 Личные дела (заявления, автобиографии, копии личных документов, характеристики, анкеты, аттестационные листы (работников) 75 лет ЭПК

ст. 656

07-12 Личные карточки уволенных работников Ф.Т-2 75 лет ЭПК

ст. 656

      08. Установление квалификации работников
08-01 Документы (представление, заключения, свидетельства) о присвоении классных чинов, не вошедших в состав личных дел 75 лет ЭПК

ст. 698

09. Учёт военнообязанных
09-01 Переписка с районным военкоматом по учёту военнообязанных 3 года

ст.690

09-02 Списки граждан, подлежащих воинскому учёту

 

3 года

ст. 685 е

09-03 Журнал проверок состояния воинского учёта граждан, пребывающих в запасе 5 лет

ст.692

10. Охрана труда
10-01 Журнал инструктажа по технике безопасности 10 лет

ст. 626

11. Органы общественной деятельности населения
11-01 Протоколы заседаний Женсовета и документы к ним Постоянно

ст. 973

11-02 Протоколы заседаний  Совета Ветеранов и документы к ним Постоянно

ст. 973

11-03 Документы (протоколы, акты, справки) по работе с неблагополучными детьми Постоянно

ст. 973

11-04 Протоколы заседаний комиссии по ЧС и ГО. Постоянно

ст. 973

 

При составлении номенклатуры дел использован  перечень типовых управленческих  архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций,  с указанием сроков хранения — М.2010;

 

Номенклатуру составил:

 

Главный специалист администрации         _________                          _________________

(должность)                                  (подпись)                                 (расшифровка подписи)

 

 

СОГЛАСОВАНО

Заведующая архивным отделом аппарата

администрации Тайшетского района

_______________________О.В. Рясная

_______________________ 2013г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №8

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

Муниципальное учреждение «Администрация Джогинского муниципального образования»

 

Фонд № Р-150

ОПИСЬ № 1

дел постоянного хранения

за ___________ год

УТВЕРЖДЕНО

Глава администрации Джогинского муниципального образования

_______________/инициалы, фамилия/

_________________ года

 

 

п/п

Индекс дела Заголовок дела

(тома, части)

Дата дела

(тома, части)

Количество листов в деле Примечание
1 2 3 4 5 6

 

В данный раздел описи внесено ____________________________ дел.

(цифрами и прописью)

 

 

с №________ по №_________ в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

 

 

Опись составил:                                             подпись                              расшифровка подписи

 

Итоговую запись

Заверяю  Председатель ЭК                           подпись                              расшифровка подписи

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК Муниципального учреждения «Администрация Джогинского муниципального образования

от________________ №_____

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Протокол ЭПК архивного агентства Иркутской области

 

от ________________№_____

 

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

 

 

 

 

 

Приложение №9

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

Муниципальное учреждение «Администрация Джогинского муниципального образования»

 

Фонд № Р-150

ОПИСЬ № 1-Л

дел по личному составу

за ___________ год

УТВЕРЖДЕНО

Глава администрации Джогинского муниципального образования

_______________/инициалы, фамилия/

_________________ года

 

 

 

 

п/п

Индекс дела Заголовок дела

(тома, части)

Дата дела

(тома, части)

Количество листов

в деле

Срок хранения дела Примечание
1 2 3 4 5 6

 

В данный раздел описи внесено ____________________________ дел.

(цифрами и прописью)

 

с № ________ по №_________ в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

 

Опись составил:                                             подпись                              расшифровка подписи

 

Итоговую запись

Заверяю  Председатель ЭК                           подпись                              расшифровка подписи

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Муниципального учреждения «Администрация Джогинского муниципального образования

от ________________№_____

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного агентства Иркутской области

 

от ________________№_____

 

 

 

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

Форма описи дел по личному составу

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №10

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

   УТВЕРЖДАЮ

Глава Джогинского

муниципального образования

_______________ /инициалы, фамилия/

(подпись                        расшифровка)

 

дата ____________      печать

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель аппарата администрации Тайшетского района

______________/инициалы, фамилия/

(подпись             расшифровка)

 

дата ____________      печать

 

Администрация Джогинского муниципального образования

АКТ

______________№_____

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

На основании_________________________________________________________________________

(на основании и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

_____________________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №_______________________________________________

(название фонда)

№№ п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номенклатур) за___годы Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или  № дела по описи Кол-во дел (томов, частей) Сроки хранения дела (тома, части и номера статей по перечню) Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8

 

Итого ____________________________ дел за ____________________ годы

 

Описи дел постоянного хранения за  __________ годы, утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК (протокол от ____________№____________).

 

Наименование должностного лица, проводившего экспертизу ценности

документов                                                           подпись                             расшифровка подписи

Дата

 

Документы в количестве ________________________ дел, весом ____________________ кг

(цифрами и прописью)

сданы в _____________________________________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________________№____________________

 

Наименование должности

работника, сдавшего документы                         подпись                        расшифровка подписи

 

Изменения в учётные документы внесены.

 

Наименование должности работника архива, внесшего

изменения в учётные документы                    подпись                             расшифровка подписи

Дата

 

Приложение №11

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

 

Форма листа-заверителя дела

 

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА___________

 

В деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов

(цифрами и прописью)

с N ________________ по N ________________

 

в том числе:

литерные номера листов ______________________________________

пропущенные номера листов __________________________________

+ листов внутренней описи ___________________________________

 

Особенности физического состояния и
формирования дела
Номера листов
1 2

 

Наименование

должности

работника                    Подпись          Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

Форма внутренней описи документов дела

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

документов дела №______

 

 

№ п/п Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок документа №№ листов дела Примечание
1 2 3 4 5 6

 

 

 

Итого__________________________________________________________листов документов

(цифрами и прописью)

 

 

 

Количество листов внутренней описи_______________________________________________

(цифрами и прописью)

 

 

 

 

Наименование должности

работника архива, внесшего

изменения в учётные

документы                                                          подпись                             расшифровка подписи

 

 

 

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

 

 

Архив Тайшетского района                                               Ф.№____________

Оп.№___________

Д.№____________

 

 

 

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

(название учреждения и структурного подразделения)

 

 

 

ДЕЛО №__________ том №_________

 

 

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

(заголовок дела)

 

____________________

(дата)

 

 

на _____________ лист

 

хранить_____________

 

 

Ф.№____________

Оп.№___________

Д.№____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №12

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

Муниципальное учреждение «Администрация Джогинского муниципального образования»

 

Фонд № Р-150

 

ОПИСЬ № 1

дел постоянного хранения

за ___________ год

 

УТВЕРЖДЕНО

Глава администрации Джогинского муниципального образования

_______________/инициалы, фамилия/

_________________ года

 

 

№№

п/п

Индекс дела Заголовок дела

(тома, части)

Дата дела

(тома, части)

Количество листов в деле Примечание
1 2 3 4 5 6

 

В данный раздел описи внесено____________________________ дел.

(цифрами и прописью)

 

 

с №________ по №_________ в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

 

 

Опись составил:                                             подпись                              расшифровка подписи

 

Итоговую запись

Заверяю  Председатель ЭК                           подпись                              расшифровка подписи

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК Муниципального учреждения «Администрация Джогинского муниципального образования

от________________ №_____

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Протокол ЭПК архивного агентства Иркутской области

 

от________________ №_____

 

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

 

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №13

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

Администрация Тайшетского района

 

Архив

 

 

Карта-заместитель дела

 

 

 

Фонд №_________________________________________________________________________

(название)

Опись №________________________________________________________________________

(название)

Дело №_________________________________________________________________________

(название)

Выдано №_______________________________________________________________________

(дата)                                                                                          (кому)

 

Во временное пользование до______________________________________________________

(дата возврата)

 

 

 

 

 

 

 

Наименование должности

составителя описи                                          подпись                                расшифровка подписи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

 

Форма карты-заменителя дела

 

 

 

 

 

Приложение №14

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

Администрация Тайшетского района

 

Архив

 

 

КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА

 

 

 

Начата_________________

 

Окончена_______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №15

к инструкции по делопроизводству

в администрации Джогинского

муниципального образования

 

 

КАРТОЧКА  ПРИЁМА  ГРАЖДАН

 

№____                                                 дата приёма         «___»____________________2013г.

Фамилия, имя, отчество заявителя______________________________________________

___________________________________________________________________________

Адрес______________________________________________________________________

Содержание заявления _______________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Фамилия ведущего приём_____________________________________________________

Результаты рассмотрения заявления____________________________________________

___________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(смотрите на обороте)

 

 

Дата Отметка о повторных заявлениях

 

 

 

Комментировать

Поиск
Версия для слабовидящих
Контакты

Адрес: 665065, Иркутская область, Тайшетский район, с. Джогино, ул. Больничная, д. 8
Телефон (факс): (839563)93-7-33
Email: adzhogino@mail.ru
Режим работы:
Понедельник – пятница: с 08.00 до 17.00
Перерыв: с 12.00 до 13.00
Выходные: суббота, воскресенье

ireception
banner3
eb_0
619d66e7e3c1d90b5511deebd5afdd38
09e6110758926e460231e8cea4115568
1cc7334fe2ab91754d0d7b2caac4b256
adm_banner
Счетчик посещений
Яндекс.Метрика