Р о с с и й с к а я Ф е д е р а ц и я
Иркутская область
Муниципальное образование «Тайшетский район»
Джогинское муниципальное образование
Администрация Джогинского муниципального образования
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от «01» февраля 2017 г. № 8
| Об утверждении Положения об архиве
администрации Джогинского муниципального образования |
В целях организации архивного делопроизводства, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, осуществления экспертизы научной и практической ценности архивных документов в администрации Джогинского муниципального образования, руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 02.03.2016г.), Федеральным законом от 06.10.2006г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», ст.ст. 23, 46 Устава Джогинского муниципального образования, администрация Джогинского муниципального образования
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
- Утвердить Положение об архиве администрации Джогинского муниципального образования согласно приложению.
- Опубликовать настоящее постановление в газете «Местные вести» Джогинского муниципального образования и разместить на официальном сайте администрации Джогинского муниципального образования в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
- Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава Джогинского
муниципального образования А.И. Михайлов
Приложение
к постановлению администрации
Джогинского муниципального образования
от 01.02.2017г. №8
| УТВЕРЖДАЮ:
Глава Джогинского муниципального образования
________________ /А.И.Михайлов/ «____»______________ 2017 г. |
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ДЖОГИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 02.03.2016г.), Федеральным законом от 06.10.2006г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», законом Иркутской области от 04.04.2008г. № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области» (в редакции от 03.12.2012г.), Уставом Джогинского муниципального образования, нормативно-правовыми актами администрации Тайшетского района Иркутской области и определяет правовую основу организации архивного дела в администрации Джогинского муниципального образования.
- Общие положения
1.1. Документы администрации Джогинского муниципального образования Тайшетского района Иркутской области, являющиеся муниципальной собственностью, составляют государственную часть Архивного фонда Иркутской области и подлежат постоянному хранению в архивном отделе аппарата администрации Тайшетского района.
Документы постоянного срока хранения до момента передачи на постоянное хранение в архивный отдел аппарата администрации Тайшетского района, документы временного срока хранения до момента их уничтожения, а также документы по личному составу хранятся в администрации Джогинского муниципального образования в пределах установленных сроков хранения.
1.2. Администрация Джогинского муниципального образования:
— обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование архивных документов, образующихся в ее деятельности, в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015г. № 526;
— обеспечивает своевременную передачу архивных документов постоянного срока хранения в архивный отдел аппарата администрации Тайшетского района.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации Джогинского муниципального образования.
1.3. Администрация Джогинского муниципального образования обеспечивает архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда сотрудника администрации Джогинского муниципального образования, ответственного за выполнение архивной работы.
1.4. Функции архива администрации Джогинского муниципального образования возлагаются на главного специалиста администрации Джогинского муниципального образования, в должностной инструкции которого прописаны обязанности по ведению архивного дела.
1.5. В своей работе главный специалист администрации Джогинского муниципального образования, ответственный за ведение архивного дела администрации Джогинского муниципального образования, руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Иркутской области, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Архивного агентства Иркутской области, нормативно правовыми актами администрации Тайшетского района и администрации Джогинского муниципального образования, перечнем документов, определяющим сроки хранения документов и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве администрации Джогинского муниципального образования утверждается главой Джогинского муниципального образования после согласования с архивным отделом аппарата администрации Тайшетского района.
В Положении закрепляется организационно правовой статус архива, задачи и функции, ответственность должностного лица архива.
1.7. Контроль за деятельностью архива администрации Джогинского муниципального образования осуществляет глава Джогинского муниципального образования.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива администрации Джогинского муниципального образования осуществляет архивный отдел аппарата администрации Тайшетского района.
- Состав документов архива
В состав архива входят:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности администрации Джогинского муниципального образования, Думы Джогинского муниципального образования (согласно номенклатуре дел), документы по личному составу.
2.2. Научно-справочный материал, раскрывающий состав, содержание документальных материалов архива (исторические справки, описи дел постоянного хранения и по личному составу).
2.3 Документы по личному составу учреждений-предшественников.
- Задачи архива
Основными задачами архива являются:
3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.3. Подготовка и своевременная передача архивных документов постоянного срока хранения в архивный отдел аппарата администрации Тайшетского района с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральной архивной службой Российской Федерации.
3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации Джогинского муниципального образования.
- Функции архива
.В соответствии с возложенными на него задачами архив администрации Джогинского муниципального осуществляет следующие функции:
4.1. Проводит работу по составлению номенклатуры дел администрации Джогинского муниципального образования, Думы Джогинского муниципального образования.
4.2. Разрабатывает и представляет в архивный отдел аппарата администрации Тайшетского района описи дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК Архивного агентства Иркутской области.
4.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически организует проверку наличия и состояния дел.
4.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
4.5. Организует использование документов:
- информирует главу и специалистов администрации Джогинского муниципального образования о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования в помещении архива;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
4.6. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел аппарата администрации Тайшетского района архивные документы постоянного срока хранения.
4.7. Организует проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов.
4.8. Ежегодно к 1 декабря составляет паспорт архива администрации Джогинского муниципального образования по установленной форме и представляет в архивный отдел аппарата администрации Тайшетского района;
4.9. Ежегодно в установленные сроки совместно с ЭК администрации Джогинского муниципального образования производит отбор документов для хранения и документов с истекшим сроком хранения к уничтожению на основе актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
Погрузка и вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем главного специалиста администрации Джогинского муниципального образования, ответственного за ведение архивного дела.
- Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив администрации Джогинского муниципального образования имеет право:
5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами специалистами администрации Джогинского муниципального образования.
5.2. Запрашивать от специалистов администрации Джогинского муниципального образования сведения, необходимые для работы архива.
5.3. Требовать от специалистов администрации Джогинского муниципального образования своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.
5.4. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в архивном отделе аппарата администрации Тайшетского района.
6.Ответственность за архив
Главный специалист администрации Джогинского муниципального образования, ответственный за ведение архивной работы, совместно с главой Джогинского муниципального образования несет ответственность за:
6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности архивных документов и архивных фондов.
6.2. Утрату, порчу и несанкционированное уничтожение архивных документов и архивных фондов.
6.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности структурных подразделений администрации Джогинского муниципального образования.
6.4. Нарушение правил, установленных законодательством, использования архивных документов и доступа пользователей к архивным документам и архивным фондам.
6.5. Соблюдение охранного и противопожарного режимов хранения архивных документов и архивных фондов.
Глава Джогинского
муниципального образования А.И. Михайлов
